Sobre

O Arquivo Central é um órgão suplementar, subordinado à Reitoria, ou um sistema para implementar e coordenar o sistema de arquivos na Universidade Federal do Acre, cabendo:

• I. Desenvolver e estabelecer uma política de gerenciamento de documentos e informações arquivísticas;
• II. Constituir e preservar o patrimônio documental e informacional;
• III. Coordenar atividades de protocolo, arquivos setoriais, documentos eletrônicos, conservação de documentos, conservação de informações e arquivo permanente;
• IV. Integrar e padronizar como atividades arquivadas em diferentes fases do ciclo vital dos documentos;
• V. Promover a difusão e o acesso às informações custodiadas;
• VI. Elaborar diretrizes, normas e métodos de trabalho relacionados às atividades do órgão;
• VII. Promover ou aperfeiçoar e qualificar servidores da Universidade Federal do Acre envolvidos em todas as atividades arquivísticas;
• VIII. Preservar uma memória institucional;
• IX. Estabelecer o conceito de Arquivo Universitário, que consiste em documentos e informações relacionadas a atividades de ensino, pesquisa, extensão e gerenciamento universitário.

Direção

A direção do DAG tem a responsabilidade de coordenar e supervisionar a gestão de arquivística da Universidade.

1.1    Secretaria

A Secretaria tem a finalidade de auxiliar nas atividades administrativas, redigir e emitir documentos, organizar e manter os arquivos do Departamento, controlar férias dos servidores, providenciar a aquisição de materiais de consumo e permanente da unidade, secretariar reuniões e outras atividades pertinente ao serviço.

1.2    Coordenadoria de Protocolo Geral

A Secretaria tem a finalidade de auxiliar nas atividades administrativas, redigir e emitir documentos, organizar e manter os arquivos do Departamento, controlar férias dos servidores, providenciar a aquisição de materiais de consumo e permanente da unidade, secretariar reuniões e outras atividades pertinente ao serviço.

Compete ao Protocolo Geral:

I – receber os documentos encaminhados à Pró-Reitoria de Administração ou à Universidade Federal do Acre de modo geral;

II – encaminhar os documentos de âmbito interno e externo; padronizar os procedimentos dos serviços de protocolos das unidades; acompanhar o fluxo da distribuição única de número de processo, bem como da tramitação dos processos;

III – instituir mecanismos de controle das correspondências da instituição;

IV – administrar o fluxo das correspondências.

1.3    Coordenadoria de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais

A Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais tem como finalidade a coordenação e supervisão de atividades nos Arquivos Setoriais e mais especificamente:

• orientar e acompanhar a organização dos arquivos correntes e intermediários das unidades/subunidades da universidade, de forma a padronizar os procedimentos técnicos;

• orientar o levantamento da produção documental com vistas a elaboração dos instrumentos de gestão, os planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos;

• elaborar normas operacionais para os arquivos setoriais, atendendo as peculiaridades de cada arquivo;

• promover a capacitação dos responsáveis pela execução das atividades nos arquivos setoriais;

• prestar apoio técnico à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no processo de avaliação documental;

• atender aos usuários do sistema de arquivos.

Aos Arquivos Setoriais compete:

• aplicar a gestão documental nas suas respectivas unidades/subunidades;

• cumprir e fazer cumprir as normas emanadas pelo órgão central do sistema de arquivos;
• propor e implementar a classificação dos documentos em seu âmbito de atuação, após aprovação do órgão central;

• prestar orientação técnica as unidades/subunidades;

• participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos e planos de destinação estabelecidos;

• controlar as consultas e empréstimo de documentos sob sua custódia;

• elaborar rotinas de trabalho, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do Departamento de Arquivo Geral e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

• manter atualizado o cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, acompanhando as composições funcionais e as relações hierárquicas;

• zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiver sob sua custódia.
Os arquivos setoriais são responsáveis pelas atividades dos arquivos correntes e intermediários da cada unidade/subunidade (cursos, departamentos, gabinetes, etc) a ele vinculado, com orientação técnica da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG.
Cada arquivo setorial obedece a estrutura organizacional da UFSM e está subordinado tecnicamente ao Departamento de Arquivo Geral, órgão central do sistema, e administrativamente às unidades a que pertencem.

1.4    Coordenadoria de Documentos Eletrônicos e Tecnologia

Ao Laboratório de Reprografia compete:

• Desenvolver atividades reprográficas, por meio de serviços de microfilmagem e/ou digitalização;

• garantir segurança, preservação e durabilidade das informações armazenadas em meios reprográficos, respeitando a legislação vigente;

• cumprir as normas e padrões de qualidade a serem seguidos nas operações de microfilmagem e digitalização;

• manter efetivo controle do arquivo de segurança, no que se refere à manutenção dos padrões de controle ambiental de temperatura e umidade;

• elaborar os instrumentos necessários ao acesso às informações;

• promover a capacitação de servidores quanto ao uso adequado das técnicas microfilmagem e digitalização;

• executar outras atividades inerentes a sua área de atuação.

1.5    Coordenadoria de Conservação de Documentos

Compete a coordenadoria executar ações de conservação preventiva e a consolidação de políticas que busquem auxiliar na preservação dos acervos.  

1.6    Coordenadoria de Arquivo Permanente.

À Divisão de Arquivo Permanente tem como finalidade a custódia, a preservação e divulgação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo da universidade.

Seção de Processamento Técnico

À Seção de Processamento Técnico compete:

• recolher a documentação proveniente dos arquivos setoriais;

• acondicionar e armazenar os documentos;

• organizar os documentos de acordo com a política de arranjo e descrição estabelecidas para os fundos documentais da UFAC;

• elaborar os instrumentos de pesquisa como inventários, guias, catálogos e outros;

• manter a custódia, a conservação e a preservação do acervo documental. 

Acervo

O Acervo do Arquivo Central é constituído por documentos textuais, cartográficos e audiovisuais utilizados e acumulados pelas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, imbuídos de caráter informativo, probatório, jurídico, acadêmico, tecnológico, científico, artístico, cultural e histórico.

Limite de dados

1964 - 2016